Regolamento Raduni

1. Premessa
   1. Il presente regolamento è obbligatorio per tutti i Partecipanti ai raduni organizzati dal Camper Club Italia APS i quali dichiarano di conoscere, accettare ed aderire alle norme in esso contenute.
   2. Disciplina i rapporti tra Associazione, Coordinatore, Aiutanti del Coordinatore e Partecipanti, per quanto riguarda i raduni organizzati dall’Associazione.

1. Eventi e raduni
   1. Il Camper Club Italia APS (d’ora in poi anche denominato Associazione) è un’Associazione senza scopo di lucro dotata di personalità giuridica. Per il raggiungimento degli scopi statutari e per promuovere lo spirito associativo fra tutti i possessori di veicoli attrezzati per il campeggio e nell’ottica di accrescere la forza sociale, l’Associazione organizza raduni a carattere locale, regionale, nazionale ed internazionale, creando ed incentivando occasioni d’incontro fra Soci e simpatizzanti.
   2. Per le attività di cui al precedente capoverso l’Associazione si avvale dell’opera di Soci collaboratori e di uno o più Coordinatori ed eventuali aiutanti. L’Associazione compie altresì, per conto dei Partecipanti e nel loro esclusivo interesse, le operazioni necessarie per la realizzazione dei singoli raduni.

1. Coordinatore e aiutanti.
   1. I Coordinatori ed i loro eventuali aiutanti sono volontari che coadiuvano l’Associazione nell’ideazione, organizzazione ed esecuzione del raduno.
   2. La loro opera è prestata per spirito di associazionismo, sulla base dell’incarico ricevuto per iscritto dall’Associazione stessa, senza carattere di professionalità ed abitualità. Per l’opera prestata hanno diritto al rimborso delle spese vive sostenute per l’esecuzione dell’incarico.
   3. Il Coordinatore costituisce il punto di riferimento per tutti i Partecipanti per quanto attiene lo svolgimento del raduno. A suo insindacabile giudizio potrà, fra l’altro:
      1. impartire le direttive e le indicazioni, anche tramite i propri aiutanti, ritenute necessarie per lo svolgimento del raduno;
      2. decidere variazioni di programma, qualora cause di forza maggiore o motivi contingenti lo richiedano, comunicandolo ai Partecipanti;
      3. consentire a singoli Partecipanti di sganciarsi temporaneamente dal gruppo, concordando modalità e tempistiche di ricongiungimento;
      4. richiedere ai Partecipanti di lasciare il Gruppo qualora gli stessi non si adeguino alle istruzioni ricevute, ostacolino il regolare svolgimento del raduno o per motivi di incompatibilità con il gruppo.
   4. Con il consenso di tutti i Partecipanti il Coordinatore potrà decidere, in itinere, di apportare al programma eventuali variazioni giudicate migliorative per lo svolgimento del raduno. 
   5. Al Coordinatore competono le funzioni di tesoriere del raduno, con obbligo di rendiconto al termine della manifestazione.

1. Modalità di esecuzione dei raduni
   1. Per ogni singolo raduno l’Associazione, di concerto con il Coordinatore, provvederà alla redazione di un programma.
   2. Il programma dovrà riportare:
      1. la data di inizio e termine, il luogo di ritrovo e l’indicazione dell’itinerario e delle tappe;                                                                                                                      
         
      2. la quota di iscrizione e le modalità (acconto/i e saldo) per il suo versamento;
      3. la data di inizio e di termine e le modalità per le iscrizioni;
      4. il numero minimo e massimo degli equipaggi partecipanti;
      5. il nominativo e l’indirizzo dell’eventuale operatore turistico cui l’Associazione ritenga di doversi affidare per l’esecuzione del raduno;
      6. il nominativo del Coordinatore;
      7. il richiamo al presente regolamento.
   3. Il programma potrà riportare eventuali specifiche disposizioni, previsioni, suggerimenti, consigli, obblighi o divieti, connessi allo specifico raduno ed in considerazione del luogo di destinazione e delle modalità di svolgimento dello stesso.
   4. Nello svolgimento del raduno normalmente si viaggia in carovana, tuttavia, di concerto con il Coordinatore e salvo che motivazioni organizzative non lo sconsiglino, ogni Partecipante può, sotto la propria esclusiva responsabilità, staccarsi dal Gruppo per ricongiungersi ad esso, in uno dei punti tappa previsti dal programma, con le modalità e le tempistiche concordate con il Coordinatore.

1. Modifiche o variazioni al programma prima e dopo la partenza.
   1. L’Associazione si riserva la facoltà:
      1. di sostituire in qualunque momento il Coordinatore, qualora cause di forza maggiore o motivi contingenti lo richiedano;
      2. di prolungare il termine della prenotazione e variare il numero minimo dei Partecipanti, qualora lo ritenga opportuno.
   2. Eventuali variazioni del programma di ogni singolo raduno, prima della partenza, saranno comunicate ai Partecipanti, e ove tali mutamenti, con l’eccezione di quelli di cui al punto 5.1, comportassero un cambiamento sostanziale del contenuto e dello scopo del raduno daranno al Partecipante il diritto di recedere dallo stesso, con facoltà di richiedere la restituzione di quanto versato per la partecipazione, e ciò ove la comunicazione di recesso e la richiesta di restituzione pervengano all’Associazione entro cinque giorni dalla comunicazione di cambiamento del programma.
   3. In ogni caso restano salvi, e pertanto non daranno diritto ad alcun rimborso, i mutamenti, in corso di svolgimento, al programma dovuti a causa di forza maggiore o a motivi contingenti e decisi dal Coordinatore del raduno a suo insindacabile giudizio.

1. Prenotazione.
   1. Per ogni singolo raduno è fatto obbligo a coloro che intendano partecipare alla manifestazione di comunicare all’Associazione la loro adesione telefonando al numero indicato nel programma
   2. L’adesione del Partecipante si intenderà perfezionata con il versamento dell’acconto indicato nel programma e, dove previsto, con l’invio a mezzo posta elettronica o fax di copia della ricevuta e del programma sottoscritto per accettazione.
   3. Per raduni aperti anche ai non soci i primi cinque giorni di apertura sono riservati ai Soci

1. Assegnazione posti.
   1. Le richieste di partecipazione verranno accolte e numerate secondo i seguenti criteri:
      1. data di versamento dell’acconto;
      2. data di invio della ricevuta e del programma sottoscritto (ove previsto).
   2. In caso di richiesta superiore alla disponibilità, in deroga a quanto indicato nel precedente capoverso, si terrà conto dell’anzianità di adesione all’Associazione per  le richieste dei Soci pervenute nei primi cinque giorni e limitatamente al numero di quattro posti.
   3. Allo scadere del termine previsto per l’iscrizione o, precedentemente, al raggiungimento del numero massimo di adesioni verrà redatto l’elenco dei Partecipanti iscritti.
   4. Nel caso in cui le richieste di partecipazione ad un raduno fossero superiori al numero massimo previsto di Partecipanti stabilito nel programma, verrà formata una lista di attesa, utilizzando i criteri di cui al paragrafo 7.1.
   5. In caso di defezione di Partecipanti già ammessi al raduno, la preferenza per la partecipazione in luogo dei Partecipanti defezionari avverrà utilizzando, prioritariamente e quando esistente, la lista di attesa secondo l’ordine di iscrizione.

1. Recesso e rimborsi.
   1. E’ fatta salva la facoltà del Partecipante di recedere in qualunque momento dal raduno, che dovrà essere anticipata a mezzo fax o posta elettronica all’Associazione. In tal caso:
      1. qualora sia possibile, anche sotto il profilo organizzativo, la sostituzione con altro equipaggio, numericamente analogo, in lista di attesa o presentato dal recedente, il Partecipante defezionario avrà diritto all’integrale rimborso di quanto versato con la sola decurtazione di eventuali penali connesse alla variazione del nominativo;
      2. qualora non sia possibile la sostituzione con altro equipaggio il Partecipante defezionario avrà diritto al rimborso di quanto versato per il raduno, fermo restando che tale rimborso sarà decurtato delle eventuali penalità da riconoscere a tutti gli operatori turistici che intervengano nella manifestazione (operatori turistici, vettori, alberghi, camping, ristoranti, e quant’altro) e, pro-quota, delle spese sostenute dall’Associazione per l’organizzazione del raduno;
      3. in deroga a quanto previsto al precedente punto  8.1.2 ed esclusivamente per i raduni di breve durata, denominati “fuori porta”, in caso di mancata sostituzione dell’equipaggio, verrà trattenuto in cifra fissa il 50% dell’acconto versato per spese di gestione. Per la restante quota resta valido quanto sopraindicato;
   2. Non hanno diritto ad alcun rimborso i Partecipanti:
      1. che non si presentino alla partenza;
      2. impossibilitati ad iniziare o proseguire il viaggio a causa della mancanza o della irregolarità dei documenti personali o del proprio mezzo, e/o delle certificazioni sanitarie che fossero necessarie, per sé stessi o per gli animali al seguito, per il luogo di destinazione del raduno;
      3. che per qualsiasi motivo lascino il Gruppo in fase di svolgimento del raduno senza avvertire;
      4. ai quali il Coordinatore abbia richiesto di lasciare il Gruppo;
      5. dopo un temporaneo allontanamento dal Gruppo non si ricongiungano ad esso nei tempi concordati.

1. Annullamento del raduno.
   1. Lo svolgimento del raduno è subordinato al raggiungimento del previsto numero minimo di Partecipanti. L’Associazione si riserva tuttavia l’insindacabile facoltà di procedere allo svolgimento del raduno anche nel caso non si raggiunga il numero minimo di adesioni.
   2. L’annullamento della manifestazione dovrà essere comunicato ai Partecipanti non oltre il ventesimo giorno antecedente l’inizio del raduno.
   3. In deroga a quanto previsto dal precedente capoverso, l’Associazione potrà in qualunque momento procedere all’annullamento del raduno nel caso di sopravvenuta, improvvisa ed imprevedibile indisponibilità del Coordinatore, che l’Associazione non sia riuscito a sostituire tempestivamente.
   4. In caso di annullamento della manifestazione l’Associazione provvederà al rimborso degli acconti ricevuti entro 30 giorni dalla comunicazione ai Partecipanti dell’annullamento della manifestazione, fatta eccezione per l’ipotesi contemplata dal precedente capoverso.

1. Partecipanti.
   1. Ogni Partecipante dovrà coadiuvare al meglio il Coordinatore per favorire il regolare svolgimento del raduno ed adoperarsi per contribuire a creare quelle occasioni di incontro e spirito di gruppo fra i Partecipanti che rappresentano lo scopo sociale dell’Associazione.
   2. Per lo svolgimento della manifestazione i Partecipanti dovranno attenersi strettamente alle direttive ed alle indicazioni fornite dal Coordinatore, anche tramite i suoi Aiutanti.
   3. Ciascun Partecipante è responsabile del comportamento tenuto dal proprio equipaggio, e delle cose ed animali al seguito. E’ fatto divieto a ciascun partecipante di allontanarsi dal gruppo senza avvisare previamente il Coordinatore.
   4. Al di là delle indicazioni fornite dalla Associazione, compete ai Partecipanti ai raduni l’incombenza di dotarsi dei necessari validi documenti individuali di identità e/o per l’espatrio, nonché delle certificazioni sanitarie, anche per eventuali animali domestici al seguito, che fossero necessarie per il luogo di destinazione del raduno o dell’evento.
   5. Il Partecipante è tenuto a garantire la perfetta funzionalità del proprio mezzo per tutta la durata del raduno.
   6. Ogni mezzo che parteciperà al raduno dovrà essere adeguatamente assicurato contro la responsabilità civile, sia per la circolazione sia per la sosta, a cura e spese del Partecipante. Nel corso del raduno l’Associazione è completamente esonerata da qualsivoglia responsabilità in caso di incidenti, danni a persone o cose, furti o incendi cagionati direttamente o indirettamente da taluno dei Partecipanti.
   7. I Partecipanti acconsentono che eventuali residui di spesa rimangano assegnati all’Associazione a titolo di versamento volontario per il raggiungimento degli scopi associativi.
   8. Nel caso l’Associazione si sia rivolta, per l’esecuzione del raduno, ad un operatore turistico, il Partecipante dichiara sin d’ora di nulla avere da obiettare e di condividere tale determinazione.

1. Contestazioni.
   1. L’Associazione, il Coordinatore e gli eventuali aiutanti restano esonerati da qualsiasi responsabilità:
      1. ove la mancata o inesatta esecuzione del programma sia imputabile a terzi, a carttere imprevedibile o al Partecipante
      2. in caso di incidenti, di danni alle persone o alle cose, di furti ed incendi nel corso dello svolgimento del raduno.
   2. Per qualsiasi contestazione inerente lo svolgimento del raduno i Partecipanti dovranno sporgere i propri reclami in loco direttamente al fornitore del servizio (campeggi, ristoranti, musei e quant’altro), informando tempestivamente il Coordinatore. Qualora il problema non dovesse risolversi nell’immediato, e ove l’organizzazione del raduno sia stata predisposta da un operatore turistico, il Partecipante dovrà personalmente sporgere reclamo a tale operatore entro dieci giorni lavorativi dal rientro nella località di partenza, mediante l’invio di una raccomandata AR, e ciò ai sensi e per gli effetti della normativa vigente in materia.

1. Privacy.
   1. Ai sensi e per gli effetti delle norme sulla tutela dei dati personali i Partecipanti autorizzano l’Associazione a trattare i dati solo per quanto sia strettamente necessario per l’organizzazione del raduno.

1. Utilizzo immagini.
   1. I Partecipanti autorizzano l’Associazione ad utilizzare le immagini fotografiche e/o video, proprie o riprese da terzi, realizzate nel corso del raduno, contenenti o meno la propria immagine, per uso di pubblicazione, affissione e/o editoriale su tutti i media istituzionali ed i mezzi pubblicitari in genere, senza limiti di luogo e di tempo. Ne vietano altresì l’uso in contesti che ne pregiudichino la dignità personale ed il decoro come previsto dalle leggi vigenti.

1. Assicurazione.
   1. Le manifestazioni organizzate dall’Associazione saranno assistite da polizza assicurativa di responsabilità civile a copertura dei rischi eventualmente connessi all’attività svolta.

1.  Richiamo
   1. Restano salve le diverse disposizioni, norme, regole e previsioni che dovessero essere previste nel programma specifico di ciascun raduno.

Bologna, MARZO 2010

Aggiornato con le modifiche approvate dalle Assemblee Ordinarie  dei Soci del 12/10/2014 e del 26/02/2017